Polityka Prywatności i Plików Cookies (RODO)

Niniejszy dokument opisuje szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w systemach cyfrowych C-ICAS Group. Zapewniamy pełną transparentność zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych jest:
C-ICAS Sp. z o.o.
ul. Jana Skrzetuskiego 23A, 05-080 Lipków
NIP: 1182226755, REGON: 389515180, KRS: 0000912380
E-mail: biuro@c-icas.gg | Tel.: +48 453 045 800

2. Kategorie danych, Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania

Przetwarzamy dane w ściśle określonych celach:

A. Ofertowanie i Realizacja Zleceń (W tym Kalkulator i PDF)

• Zakres: Imię i nazwisko/Nazwa firmy, e-mail, dane o inwestycji, ew. adres zlecenia.
• Cel: Wygenerowanie automatycznego kosztorysu, przesłanie oferty PDF oraz kontakt w celu negocjacji/zawarcia umowy.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie przed zawarciem umowy).

B. Sztuczna Inteligencja (Asystent AI Gemini)

• Zakres: Treść wiadomości, wgrane pliki (np. zdjęcia z terenu), historia sesji.
• Cel: Udzielanie odpowiedzi na pytania techniczne, doradztwo oraz wizualna wycena projektów na podstawie dostarczonych zdjęć.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) oraz Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez rozpoczęcie rozmowy).
• Ważne: System korzysta z technologii Google Gemini. Zabrania się podawania w czacie AI wrażliwych danych osobowych (np. dokładnych adresów zamieszkania, numerów PESEL). Treści (w tym przesyłane zdjęcia) są analizowane automatycznie i mogą podlegać politykom retencji Google LLC. Zapisy z rozmów są archiwizowane na naszych zabezpieczonych serwerach (SharePoint) w celach analitycznych.

C. Rekrutacja i HR

• Zakres: Imię, nazwisko, telefon, e-mail, CV, informacje o umiejętnościach.
• Cel: Przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego na wybrane stanowisko.
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, Art. 22(1) Kodeksu Pracy.
• Retencja: Zgodnie z wybraną przez kandydata opcją w formularzu:
  - Na potrzeby bieżącej rekrutacji: dane usuwane w ciągu 6 miesięcy.
  - Na potrzeby przyszłych rekrutacji (na podstawie odrębnej zgody): dane przechowywane do 24 miesięcy.

D. Rezerwacje, Kalendarz i Wideo-Asystent

• Cel: Umawianie spotkań technicznych oraz świadczenie zdalnego doradztwa wideo.
• Podstawa: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Połączenia wideo służą rozwiązaniu problemu w czasie rzeczywistym i nie są przez nas rejestrowane (nagrywane) bez uzyskania uprzedniej, wyraźnej zgody klienta.

E. Płatności Online

• Cel: Obsługa płatności elektronicznych (BLIK, przelewy, karty) za usługi i materiały.
• Podstawa: Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (wykonanie umowy, obowiązki rachunkowe). Dane są przekazywane certyfikowanym operatorom płatniczym.

3. Odbiorcy Danych i Transfer poza EOG

Twoje dane mogą być udostępniane podmiotom, z którymi współpracujemy (podmioty przetwarzające):

• Dostawcy infrastruktury chmurowej: Microsoft Corporation (środowisko SharePoint - logi AI, dokumenty, CV), Netlify (hosting serwisu).
• Dostawcy usług AI: Google LLC (obsługa czatu Gemini).
• Operatorzy bramek płatniczych oraz biura rachunkowe.

Ze względu na korzystanie z usług Netlify i Google, dane mogą być transferowane do USA. Odbywa się to na podstawie Data Privacy Framework (DPF) lub Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zapewniających stopień ochrony zgodny z wymogami UE.

4. Publikacja Wizerunku (Portfolio i Pracownicy)

Zdjęcia realizacji (Przed/Po) publikowane w naszym Portfolio, w przypadku których widoczne są elementy mogące identyfikować osobę fizyczną, przetwarzane są na podstawie zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wizerunek oraz profile naszych pracowników w sekcjach "O nas" są publikowane na podstawie ich dobrowolnych zgód.

5. Prawa Osoby, Której Dane Dotyczą

• Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania, usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym") lub ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych.
• Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym wobec profilowania AI/Marketingu).
• Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania).
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

6. Pliki Cookies i Technologie Śledzące

Serwis wykorzystuje pliki cookies zarządzane za pośrednictwem wbudowanego panelu preferencji (Cookie Banner). Kategorie plików:

• Niezbędne: Utrzymanie sesji, bezpieczeństwo, stan koszyka (nie można ich wyłączyć).
• Analityczne: Narzędzia pomagające zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony (np. ruch, kliknięcia), aktywowane wyłącznie po wyrażeniu zgody.
• Marketingowe: Śledzenie konwersji i dopasowanie reklam, aktywowane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Zgody na pliki cookies przechowywane są w przeglądarce użytkownika przez maksymalnie 6 miesięcy, po czym system poprosi o ich ponowne zdefiniowanie.